Koululautakunta
Pöytäkirja 28.02.2024/Pykälä 21

Koululk 28.02.2024 § 21  

443/02.06.01/2023  

Valmistelija Vs. sivistystoimenjohtaja Kinnunen Petteri

Sisäisen valvonnan avulla varmistetaan, että toimialan tavoitteet saavutetaan, toiminta on lakien, sääntöjen, ohjeiden ja päätösten mukaista, voimavarat ovat tuloksellisessa käytössä, omaisuus on turvattu ja henkilöstön toiminta on vastuullista ja hyvän hallintotavan mukaista.

Operatiiviseen johtamiseen kuuluva sisäinen valvonta jakaantuu sisäiseen tarkkailuun, seurantaan ja sisäiseen tarkastukseen.

Sisäinen tarkkailu on jatkuvaa toimintaan liittyvien työvaiheiden tai erilaisten toimenpiteiden ja varojen käytön valvontaa, jossa on selkeät vastuunsa kaikilla niillä johdon ja esimiestason henkilöillä, joille on delegoitu tehtäväänsä sisältyväksi toiminnallista ja/tai taloudellista päätöksentekovaltaa.

Sisäinen seuranta on luottamushenkilöiden ja toimielinten suorittamaa sisäistä valvontaa. Lautakuntaa informoidaan kuukausittain ja kvartaaleittain talouden toteumasta ja ennusteesta. Ennusteessa huomioidaan ja tuodaan esiin mahdollisimman realistisesti toimintavuoden aikana ennustettavissa olevat poikkeamat ja tunnistetut riskit suhteessa käyttösuunnitelmaan.

Sisäinen tarkastus on tarkastustarkoituksessa tehtävää valvontaa. Sisäinen tarkastustoiminta suoritetaan toimivan johdon alaisuudessa.

Kunnanhallituksen on tehtävä toimintakertomuksessa selkoa, miten sisäinen valvonta ja siihen sisältyvä riskienhallinta on kunnassa järjestetty, onko valvonnassa havaittu puutteita kuluneella tilikaudella ja miten sisäistä valvontaa on tarkoitus kehittää voimassa olevalla taloussuunnittelukaudella. Tätä tarkoitusta varten kunnanhallituksen tulee esittää toimintakertomuksessa selonteko sisäisen valvonnan järjestämisestä.

Lautakuntia on pyydetty toimittamaan kunnanhallituksen käsittelyyn selonteko alla olevista näkökulmista 12.3.2024 mennessä.

Koululautakunnan sisäisen valvonnan järjestäminen vuonna 2023

1. Säännösten, määräysten ja päätösten noudattaminen

Toimialalla on toimintavuoden 2023 aikana noudatettu voimassa olevaa lainsäädäntöä niin hallintomenettelyissä kuin toimialan oman lainsäädännön piiriin kuuluvissa vastuissa. Kunnan hallintosääntö ja muut kunnan keskeiset sisäiset ohjeet ja määräykset on huomioitu toiminnassa ja sen johtamisessa. Hallintosääntöä on päivitetty tarpeellisilta osin kesällä 2023 ja päivitystyötä jatketaan keväällä 2024.

2. Tavoitteiden toteutuminen, varojen käytön valvonta, tuloksellisuuden arvioinnin pätevyys ja luotettavuus

Taloudellisten ja toiminnallisten tavoitteiden toteutumista on käsitelty tavoitekohtaisesti lautakunnan toimintakertomuksessa ja talousarvion toteumavertailussa.

Koululautakunta pääsi vuonna 2023 pääosin sekä taloudellisiin että toiminnallisiin tavoitteisiinsa. Taloudellisten tavoitteiden toteutumaan vaikuttivat palkkakustannusten nousu sekä ennakoitua suurempi yleinen kustannustason nousu. Toimialajohtajan vaihtui lokakuussa viransijaiseen, kun vakituinen toimialajohtaja jäi virkavapaalle.

3. Riskienhallinnan järjestäminen

Riskienhallinta on osa sisäistä valvontaa ja sen tavoitteena on saada kohtuullinen varmuus organisaation tavoitteiden saavuttamisesta sekä toiminnan jatkuvuudesta ja häiriöttömyydestä. Riskienhallinta toimialalla järjestetään noudattaen voimassa olevaa sisäisen valvonnan ja riskien hallinnan ohjetta. Riskienhallinta on kokonaisvaltaista ulottuen kaikkeen toimialan toimintaan. Riskien arviointia tehdään säännönmukaisesti toimintavuoden aikana. Tunnistettuihin riskeihin varaudutaan ja riskien toteutumista arvioidaan ja niistä raportoidaan säännöllisesti osana muuta raportointia.

Varhaiskasvatuksen riskienkartoitus tehdään vuosittain osana sähköisiä pelastussuunnitelmia.

Opetustoimen osalta on laadittu riskirekisteri. Riskianalyysi on päivitetty tammikuussa 2021 koulunjohtajien kanssa.

Koulujen pelastussuunnitelmat on päivitetty muutosten osalta syksyllä 2023.

4. Omaisuuden hankinnan, luovutuksen ja hoidon valvonta

Hankinnat on tehty ja tarvittaessa kilpailutettu voimassa olevien hankintaohjeiden mukaisesti. Koulutarvike- ja varhaiskasvatuksen materiaalihankinnat on kilpailutettu yhdessä Sodankylän kunnan kanssa.

Hallintosäännön 81 § mukaan toimialajohtajalla on oikeus hyväksyä toimialaan kuuluvat laskut ja määrätä laskujen hyväksyjät.

5. Sopimustoiminta

Solmittuja sopimuksia on noudatettu ja seurattu asianmukaisesti.

Sopimusten hallitsemiseksi myös sivistystoimen sopimukset tulisi ensi tilassa saattaa Cloudia-järjestelmään.

6. Arvio sisäisen tarkastuksen järjestämisestä

Koululautakunnan alaisesta toiminnasta ei ole tarpeen järjestää sisäistä tarkastusta.

7. Intressitahotapahtumia koskevat liitetiedot

Päätöksenteossa esteellisyydet on huomioitu lainmukaisesti. Sidonnaisuusilmoitukset on tehty asianmukaisesti.

Esittelijä Vs. sivistystoimenjohtaja Kinnunen Petteri

Päätösehdotus Koululautakunta päättää hyväksyä ja lähettää edelleen kunnanhallituksen hyväksyttäväksi selonteon sisäisen valvonnan järjestämisestä vuonna 2023.

Päätös Tauko pidettiin tämän pykälän käsittelyn aikana klo 13:17-13:20.

Yläkoulun ja lukion rehtori Janne Ylinampa oli selostamassa asiaa ja vastaamassa kysymyksiin klo 13:20-13:39 Teamsin välityksellä.

Kunnanhallituksen edustaja Marita Toivanen poistui kokouksesta tämän pykälän käsittelyn aikana klo 13:32.

Esitys hyväksyttiin.