Kunnanhallitus
Pöytäkirja 25.06.2024/Pykälä 239

Khall 25.06.2024 § 239  

342/02.08.00/2024  

Valmistelija Vs. hallintojohtaja Katja Kaunismaa, puh. 0400 356 431

Kansallisarkiston määräyksen mukaisesti 1.1.2022 alkaen muodostuvat asiakirjat arkistoidaan yksinomaan sähköisessä muodossa, joka vastaa SÄHKE2 -standardia.

Kittilän kunta on sitoutunut vuonna 2020 LapIT:n Sähköinen Säilö arkiston ratkaisuhankintaan (Khall 16.6.2020 § 226). Säilö on Canonin ylläpitämä järjestelmä. Säilö on otettu arkistoratkaisuna käyttöön sellaisissa järjestelmissä, joiden asiakirja-aineistoa ei käsitellä kunnan Dynasty -asianhallintajärjestelmässä. Näitä järjestelmiä ovat Primus oppilashallinto-ohjelma, Daisy varhaiskasvatusohjelma, taloushallinnon Rondo-ohjelma ja ProEconomica sekä palkkahallinnon käyttämä Populus-henkilöstöhallintaohjelma.

Kittilän kunnassa on ollut käytössä vuodesta 2010 Innofactorin Dynasty -asianhallintajärjestelmä. Myöhemmässä vaiheessa käyttöön on otettu tiedonohjausjärjestelmä (TOJ). Asianhallintajärjestelmällä tuotetaan hallinnon asiakirjat kuten viranhaltijapäätökset, esityslistat ja pöytäkirjat. Tiedonohjausjärjestelmällä hallitaan asiakirjojen ja aineistojen metatiedot kuten säilytysajat.

Asianhallintaa on kehitetty ottamalla käyttöön Dynastyn sähköinen allekirjoitus. Tämä mahdollistaa esim. pöytäkirjojen ja sopimusten laatimisen valmiiksi saakka ja edelleen säilyttämisen sähköisessä muodossa. Kunnalla on käytössä myös luottamushenkilöille tarkoitettu Innofactorin Cloud Meeting -sähköinen kokouspalvelu sekä kuulutussovellus.

Koska suurin osa hallinnon asiakirjoista tuotetaan ja käsitellään Dynasty-asianhallintajärjestelmässä, on Innofactorilta pyydetty tarjous arkistosovelluksesta, joka ei ole erillinen ohjelma vaan Dynastyn lisäosa/ laajennus. Tämä tarkoittaa, että erillisiä rajapintoja esim. muusta tietojärjestelmästä Dynastyyn ei tarvitse rakentaa ja voidaan hyödyntää jo olemassa olevaa ja päivittyvää tiedonohjaussuunnitelmaa (TOS), josta asiakirjat saavat tehtäväluokituksen sekä säilytysajat.

Vs. hallintojohtajan, toimielinten arkistovastaavien sekä arkistonhoitajan kanssa on käyty keskustelua kunnan sähköisen arkiston valinnasta. Työryhmä on tutustunut sekä Säilö-ratkaisuun että Innofactorin Dynasty Arkisto -järjestelmään. Erityistä huomiota on kiinnitetty järjestelmien käytettävyyteen, sujuvaan päivitysmahdollisuuteen kehittyvän tiedonohjaussuunnitelman osalta ja integrointimahdollisuuksien monipuolisuuteen.

Työryhmän näkemyksen perusteella Kittilän Dynasty-asianhallintajärjestelmässä syntyvän aineiston kannalta parempi vaihtoehto arkistojärjestelmäksi on Innofactorin Dynasty arkistosovellus.

Perusteluina esitetään:

- Dynasty Arkisto on osa Dynasty-tiedonhallinnan kokonaisuutta, jossa pystytään hallitsemaan ja käsittelemään aineiston koko elinkaari eri käsittelyvaiheineen asiakirjan synnystä asiakirjan arkistointiin ja  hävitykseen,

- käyttö tapahtuu samassa käyttöjärjestelmässä olemassa olevilla käyttäjätunnuksilla,

- tiedonohjaussuunnitelman päivitykset ovat välittömästi käytettävissä myös Dynasty Arkistossa,

- asianhallinnasta on automaattinen siirto arkistoon

- kattava yhteinen hakutoiminta eli järjestelmä hakee kaikista osioista samalla kertaa, oli asiakirja sitten asianhallinnassa, arkistossa tai passiivikannassa.

Dynasty Arkisto -järjestelmän hankintahinta (sisältäen käyttöoikeuslisenssimaksun, käyttöönottoprojektin, testiympäristön asennuksen, vuosittaisen ylläpitomaksun, neljän vuoden ylläpitomaksut sekä palvelinkustannusten nousu) on yhteensä 28 553 € (alv 0 %). Vuoden 2024 kustannukset ovat arviolta yhteensä 14 913 € (toteuma, mikäli käyttöönotto elokuusta alkaen). Palvelin- ja ylläpitokustannukset laskutetaan vuosittain.

Hankinnan kokonaishinta alittaa kansallisen kynnysarvon eikä siihen siten sovelleta hankintalakia. Vertailuun valittujen vaihtoehtojen valinta on tehty perustuen olemassa oleviin asiakkuuksiin sekä LapIT:n että Innofactor Oy:n kanssa. Innofactor Oy:n ja LapIT:n tarjoukset sekä vertailutaulukko ovat oheismateriaalina.

Esittelijä Vs. kunnanjohtaja Katja Kaunismaa

Päätösehdotus Kunnanhallitus päättää, että Kittilän kunnan  Dynasty-asianhallintajärjestelmässä käsiteltävän aineiston arkistointijärjestelmäksi valitaan Dynasty Arkisto Innofactor Oy:n 4.3.2024 päivätyn tarjouksen mukaisesti.

Hankinnan kokonaishinta on arviolta 28 553 €, josta vuoden 2024 toteuma on arviolta 14 913 €.

Päätös Esitys hyväksyttiin.