Koululautakunta
Pöytäkirja 26.02.2025/Pykälä 19

Koululk 26.02.2025 § 19  

463/02.06.01/2024  

Valmistelija Vs. sivistystoimenjohtaja Kinnunen Petteri

Sisäisen valvonnan avulla varmistetaan, että toimialan tavoitteet saavutetaan, toiminta on lakien, sääntöjen, ohjeiden ja päätösten mukaista, voimavarat ovat tuloksellisessa käytössä, omaisuus on turvattu ja henkilöstön toiminta on vastuullista ja hyvän hallintotavan mukaista.

Operatiiviseen johtamiseen kuuluva sisäinen valvonta jakaantuu sisäiseen tarkkailuun, seurantaan ja sisäiseen tarkastukseen.

Sisäinen tarkkailu on jatkuvaa toimintaan liittyvien työvaiheiden tai erilaisten toimenpiteiden ja varojen käytön valvontaa, jossa on selkeät vastuunsa kaikilla niillä johdon ja esimiestason henkilöillä, joille on delegoitu tehtäväänsä sisältyväksi toiminnallista ja/tai taloudellista päätöksentekovaltaa.

Sisäinen seuranta on luottamushenkilöiden ja toimielinten suorittamaa sisäistä valvontaa. Lautakuntaa informoidaan kuukausittain ja kvartaaleittain talouden toteumasta ja ennusteesta. Ennusteessa huomioidaan ja tuodaan esiin mahdollisimman realistisesti toimintavuoden aikana ennustettavissa olevat poikkeamat ja tunnistetut riskit suhteessa käyttösuunnitelmaan.

Sisäinen tarkastus on tarkastustarkoituksessa tehtävää valvontaa. Sisäinen tarkastustoiminta suoritetaan toimivan johdon alaisuudessa.

Kunnanhallituksen on tehtävä toimintakertomuksessa selkoa, miten sisäinen valvonta ja siihen sisältyvä riskienhallinta on kunnassa järjestetty, onko valvonnassa havaittu puutteita kuluneella tilikaudella ja miten sisäistä valvontaa on tarkoitus kehittää voimassa olevalla taloussuunnittelukaudella. Tätä tarkoitusta varten kunnanhallituksen tulee esittää toimintakertomuksessa selonteko sisäisen valvonnan järjestämisestä.

Lautakuntia on pyydetty toimittamaan kunnanhallituksen käsittelyyn selonteko alla olevista näkökulmista 12.3.2025 mennessä.

Koululautakunnan sisäisen valvonnan järjestäminen vuonna 2024

1. Säännösten, määräysten ja päätösten noudattaminen

Toimialalla on toimintavuoden 2024 aikana noudatettu voimassa olevaa lainsäädäntöä niin hallintomenettelyissä kuin toimialan oman lainsäädännön piiriin kuuluvissa vastuissa. Kunnan hallintosääntö ja muut kunnan keskeiset sisäiset ohjeet ja määräykset on huomioitu toiminnassa ja sen johtamisessa. Hallintosääntöä on päivitetty tarpeellisilta osin kesällä 2024 ja uudelleen vielä vuodelle 2025 loppuvuodesta 2024.

2. Tavoitteiden toteutuminen, varojen käytön valvonta, tuloksellisuuden arvioinnin pätevyys ja luotettavuus

Taloudellisten ja toiminnallisten tavoitteiden toteutumista on käsitelty tavoitekohtaisesti lautakunnan toimintakertomuksessa ja talousarvion toteumavertailussa.

Koululautakunta pääsi vuonna 2024 sekä taloudellisiin että toiminnallisiin tavoitteisiinsa. Koululutakunta joutui loppuvuodesta 2024 anomaan lisämäärärahaa, koska henkilöstökulut, matkustus- ja kuljetuskustannukset, aineiden ja tarvikkeiden (erityisesti elintarvikkeet)  hankinnat sekä sisäiset vuokrat näyttivät silloin tasaisen kehityksen mukaisesti arvioituna ylittyvän. Toimintakatteen kehitys oli kuitenkin arvioitua maltillisempaa, joten toimintakate alittyi vuoden 2024 tilinpäätökseen. Taloudellisten tavoitteiden toteutumaan vaikuttivat palkkakustannusten nousu sekä ennakoitua suurempi yleinen kustannustason nousu.

3. Riskienhallinnan järjestäminen

Riskienhallinta on osa sisäistä valvontaa ja sen tavoitteena on saada kohtuullinen varmuus organisaation tavoitteiden saavuttamisesta sekä toiminnan jatkuvuudesta ja häiriöttömyydestä. Riskienhallinta toimialalla järjestetään noudattaen voimassa olevaa sisäisen valvonnan ja riskien hallinnan ohjetta. Riskienhallinta on kokonaisvaltaista ulottuen kaikkeen toimialan toimintaan. Riskien arviointia tehdään säännönmukaisesti toimintavuoden aikana. Tunnistettuihin riskeihin varaudutaan ja riskien toteutumista arvioidaan ja niistä raportoidaan säännöllisesti osana muuta raportointia.

Varhaiskasvatuksen riskienkartoitus tehdään vuosittain osana sähköisiä pelastussuunnitelmia.

Opetustoimen osalta on laadittu riskirekisteri. Riskianalyysi on päivitetty tammikuussa 2021 koulunjohtajien kanssa, ja tämä päivitetään vielä kevään 2025 aikana ennen uuden lukuvuoden 2025-2026 alkua..

Koulujen pelastussuunnitelmat on päivitetty muutosten osalta syksyllä 2024.

4. Omaisuuden hankinnan, luovutuksen ja hoidon valvonta

Hankinnat on tehty ja tarvittaessa kilpailutettu voimassa olevien hankintaohjeiden mukaisesti. Koulutarvike- ja varhaiskasvatuksen materiaalihankinnat tehdään Hansel-yhteishankintapalvelun kautta.

Hallintosäännön (1.8.2024) 84 § mukaan toimialajohtajalla on oikeus hyväksyä toimialaan kuuluvat laskut ja määrätä laskujen hyväksyjät.

5. Sopimustoiminta

Solmittuja sopimuksia on noudatettu ja seurattu asianmukaisesti.

Sopimusten hallitsemiseksi myös sivistystoimen sopimukset tulisi ensi tilassa saattaa Cloudia-järjestelmään.

6. Arvio sisäisen tarkastuksen järjestämisestä

Koululautakunnan alaisesta toiminnasta ei ole tarpeen järjestää sisäistä tarkastusta.

7. Intressitahotapahtumia koskevat liitetiedot

Päätöksenteossa esteellisyydet on huomioitu lainmukaisesti. Sidonnaisuusilmoitukset on tehty asianmukaisesti.

Esittelijä Vs. sivistystoimenjohtaja Kinnunen Petteri

Päätösehdotus Koululautakunta päättää hyväksyä ja lähettää edelleen kunnanhallituksen hyväksyttäväksi selonteon sisäisen valvonnan järjestämisestä vuonna 2024.

Päätös Esitys hyväksyttiin.