Tarkastuslautakunta
Esityslista 20.03.2025/Asianro 9

Tarklk 05.12.2024 § 54 

Voimassa oleva sopimus tilintarkastuspalveluista päättyy, kun vuoden 2024 tilintarkastus on loppuun suoritettu ja tilinpäätös on hyväksytty. Kittilän kunnan hallintosäännön 90 §:n mukaan tilintarkastusyhteisö valitaan enintään kuuden tilikauden hallinnon ja talouden tarkastamista varten. Perinteisesti sopimuksen kesto on mää-räytynyt valtuustokauden pituuden mukaisesti. Näin ollen on tarve kilpailuttaa tilintarkastuspalvelut tuleville tilikausille 2025–2028.

Kuntalain 121 §:n mukaan tarkastuslautakunnan tehtävänä on valmistella valtuuston päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat. Kuntalain 122 §:n mukaan valtuusto valitsee hallinnon ja talouden tarkastamista varten tilintarkastusyhteisön. Yhteisön on määrättävä vastuunalaiseksi tilintarkastajaksi JHT-tilintarkastaja. Tilintarkastaja toimii tehtävässään virkavastuulla. Kunnan tytäryhteisön tilintarkastajaksi on valittava kunnan tilintarkastusyhteisö, jollei tästä poikkeamiseen ole perusteltua tarkastuksen järjestämiseen liittyvää syytä.

Tilintarkastusyhteisö voidaan valita kerrallaan enintään kuuden tilikauden hallinnon ja talouden tarkastamista varten. Tilintarkastajalla on oltava edellytykset riippumattoman ja riittävän laajan tilintarkastuksen toimittamiseen. Jos edellytykset riippumattomaan tarkastukseen puuttuvat, tilintarkastajan on kieltäydyttävä vastaanottamasta tehtävää tai luovuttava siitä.

Tarkastuslautakunnan päätökset tehdään ilman viranhaltijaesittelyä puheenjohtajan selostuksen pohjalta (hallintosääntö 90 §).

Hankinta ylittää kansallisen hankintarajan ja kilpailutus on tehtävä kunnan käyttämän Cloudia Kilpailutus -järjestelmän kautta.

Esittelijä Puheenjohtaja

Päätösehdotus Tarkastuslautakunta päättää käynnistää tilintarkastuksen kilpailutuksen ja tarkastuslautakunta päättää, että tilitarkastusyhteisö valitaan valtuustokauden mittaiseksi jaksoksi. Tarkastuslautakunta päättää käynnistää tilintarkastuksen kilpailuttamisen sopimuskaudelle 2025–2028.
Kunnan hallinto- ja talouspalvelut valtuutetaan valmistelemaan tarjouspyyntö tarkastuslautakunnalle.
Tilintarkastajat eivät osallistu esteellisenä asian käsittelyyn.

Päätös Eija Kokko-Petäjäjärvi poistui esteellisenä asian käsittelyn ja päätöksenteon ajaksi.

Sihteeriksi tämän pykälän ajaksi valittiin Rasmus Kallankari.

Hyväksyttiin päätösehdotus.

Tarklk 23.01.2025 § 6 

Kuntalain 122 §:n mukaan valtuusto valitsee hallinnon ja talouden tarkastamista varten tilintarkastusyhteisön, jonka tulee olla julkishallinnon ja -talouden tilintarkastuslautakunnan hyväksymä yhteisö (JHTT). Yhteisön on määrättävä vastuunalaiseksi tilintarkastajaksi julkishallinnon ja - talouden hyväksytty tilintarkastaja (JHTT-tilintarkastaja). Tilintarkastajat toimivat tehtävissään virkavastuulla.

Tilintarkastusyhteisö voidaan valita kerrallaan enintään kuuden tilikauden hallinnon ja talouden tarkastamista varten. Kunnan tytäryhteisön tilintarkastajaksi on valittava kunnan tilintarkastusyhteisö, jollei tästä poikkeamiseen ole perusteltua tarkastuksen järjestämiseen liittyvää syytä. Kunnan konserniohjeen mukaan Kittilä-konserniin kuuluvan tytäryhteisön tilintarkastuksesta päävastuulliseksi henkilöksi voidaan valita kunnan valitseman tilintarkastusyhteisön palveluksessa oleva muu hyväksytty tilintarkastaja kuin JHT-tilintarkastaja sen mukaisesti kuin tilintarkastuslaissa on säädetty HT- ja KHT-tilintarkastajan kelpoisuudesta toimia yhteisön tilintarkastajana.

Nykyinen tilintarkastusyhteisö BDO on hoitanut kunnan tilintarkastusta kuusi vuotta, joten tilintarkastus on kilpailutettava. BDO hoitaa vielä tilikauden 2024 tarkastuksen mutta tilikauden 2025 tarkastus tehdään uuden sopimuksen kautta.

Hankinta ylittää hankintalain mukaisen kansallisen kynnysarvon (60.000 euroa) ja kilpailutus tehdään kunnan käyttämän Cloudia Kilpailutus – järjestelmän kautta.

Esittelijä Puheenjohtaja

Päätösehdotus 1.kilpailuttaa tilintarkastuspalvelut toimikaudelle, jonka pituus on tilikaudet 2025 - 2028, sisältäen myös mahdollisuuden 2 vuoden option käytöstä (2029-2030)
2.hyväksyä liitteenä olevan tarjouspyyntöluonnoksen
3.oikeuttaa controllerin tekemään tarjouspyyntöön kokouksessa mahdolliset esille tulevat muutokset sekä tarvittavat tekniset korjaukset

Päätös Eija Kokko-Petäjäjärvi poistui esteellisenä.
Sihteeriksi tämän pykälän ajaksi valittiin Eija Niemi.
Esitys hyväksyttiin.

Tarklk 20.03.2025     

634/02.08.00/2024  

Tarkastuslautakunta on kokouksessaan 23.1.2025 § 3 päättänyt kilpailuttaa tilintarkastuspalvelut tilikausille 2025-2028 sisältäen myös mahdollisuuden kahden vuoden option käytöstä vuosille 2029-2030. Hankinta käsittää Kittilän kunnan ja sen tytäryhteisöjen hallinnon ja talouden tarkastuspalvelut. Tämän lisäksi hankinta käsittää myös tarkastuslautakunnan sihteeritehtävät sekä erityistehtävien tai –hankkeiden tarkastukset.

Hankintamenettelynä käytettiin avointa menettelyä ja hankinnasta julkaistiin 27.1.2025 tarjouspyyntö Cloudian sähköisessä tarjouspalvelu.fi -palvelussa. Lisätietokysymyksiä sai esittää 4.2.2025 mennessä.  Tarjouspyynnöstä ei esitetty lisätietokysymyksiä.

Määräaikaan 17.2.2025 klo 10:00 mennessä tarjouksen tekivät BDO Oy ja KPMG Oy Ab. Tarjoukset ja tarjoajat täyttivät tarjouspyynnössä esitetyt ehdot ja vaatimukset ja tarjoukset olivat tarjouspyynnön mukaisia. Tarjousten avauspöytäkirja on oheismateriaalina.

Tarjousten valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus siten, että hinnan maksimipisteet on 70 ja laadun 30 eli maksimipisteet yhteensä 100 pistettä. Pisteet määriteltiin seuraavasti:

Hintapisteet:

• Kokonaishinta (matkustuskulut mukaan lukien) sopimuskaudelle 2025 - 2028 sisältäen tarjouspyynnön kohdissa 3.1.- 3.4. luetellut tarkastuspalvelut 70 %(= 70 pistettä)

Laskentakaava: maksimipisteet (70) x halvin tarjottu hinta / ao. tarjouksen hinta.

Laatupisteet:

• Vastuullisen JHTT-tarkastajan kokemus kuntien tarkastuksesta 20 % (=20 pistettä)

yli 10 vuotta:  20 pistettä

5-10 vuotta:  13 pistettä

alle 5 vuotta:  6 pistettä

• Vastuullisen JHTT –tarkastajan työn osuus lakisääteisestä tarkastuksesta 10 % (= 10 pistettä)

Yli 75 % 10 pistettä 

50-75 % 5 pistettä

Alle 50 % 0 pistettä

Tarjousvertailu on oheismateriaalina.

Hankinnan arvo ylittää kansallisen kynnysarvon ja sen hankinta on toteutettu noudattaen hankintalakia ja Kittilän kunnan hankintaohjetta.

Esittelijä Puheenjohtaja

Päätösehdotus Tarkastuslautakunta päättää esittää kunnanvaltuustolle:
- että valtuusto valitsee Kittilän kunnan ja sen tytäryhtiöiden hallinnon ja talouden tarkastuspalvelujen sopimustoimittajaksi kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen ---------------- tilikausille 2025-2028
- että option käytöstä tehdään erillinen päätös

Päätös